En gång PentagonMail Assistant har konfigurerats med lämpliga arkiveringsplatser av din företagsadministratör, visas dessa arkiveringsplatser som brickor i PentagonMail Assistant-panelen som vanligtvis dockas på höger sida av Outlook.
Du arkiverar meddelanden genom att markera ett eller flera meddelanden i brevlådan och sedan antingen dubbelklicka på önskad ruta eller klicka på kuvertikonen på rutan. Om den plats du vill ha inte syns kan du antingen bläddra upp eller ner i listan eller skriva en del av platsens namn i rutan "Sök platser".
Arkivering av efterföljande meddelanden
Programmet lär sig dina beteenden och ju mer du använder det, desto bättre blir det på att hjälpa dig att arkivera meddelanden. Detta görs genom att det valda meddelandet granskas och jämförs med liknande meddelanden som du har arkiverat. Objekt högst upp i listan kan visa upp till 6 orange staplar för att visa hur säker programmet är på den föreslagna platsen.
Detta leder till tidsbesparingar vid arkivering av meddelanden, vilket gör processen ännu effektivare.
Arkivering av meddelanden när du skickar dem
PentagonMail Assistant kommer att uppmana dig att arkivera meddelanden när du skickar dem. Skriv ditt e-postmeddelande som vanligt, och när du trycker på "Skicka" får du en lista med platser. Du kan filtrera listan och antingen dubbelklicka var som helst på brickan för att arkivera till önskad plats eller klicka på kuvertikonen. Klicka på knappen "Skicka endast" om du inte vill arkivera meddelandet.
