Upptäck hur Meridian, ett system för hantering av ingenjörsdata, möjliggjorde en sömlös omvandling av tillgångsförvaltningen och gjorde det möjligt för en av Storbritanniens mest trafikerade flygplatser att arbeta smartare och mer effektivt.
Baserat i Storbritannien, London Gatwick flygplats är världens mest trafikerade enskilda landningsbana flygplats. Flygplatsen betjänas av fler än 55 flygbolag - med 38 nya destinationer under de senaste fem åren - och välkomnade över 43 miljoner passagerare bara under 2024. Flygplatsen fortsätter att vara föremål för betydande investeringar, med stort fokus på att utveckla ny infrastruktur och förbättra befintliga tillgångar för att behålla sin status som ett av de mest ikoniska namnen inom luftfarten.
"Samarbete var kärnan i det här projektet. Bara storleken på det vi skulle göra
- Danielle Lines, chef för dokumentkontroll, London Gatwick Airport
innebar att vägen till framgång aldrig skulle bli en enkel resa.
men det här har handlat lika mycket om resan som om målet."
UTMANINGEN
Ett större investeringsprojekt som syftade till att uppgradera system och förbättra processer visade att
London Gatwick Airports ramverk för förvaltning av tillgångar levde inte upp till moderna standarder. På en
På detaljnivå ledde föråldrad programvara utan stöd till stuprörsarbete, strukturer utan koppling till varandra och ineffektivitet. Dubblering av data ökade arbetsbelastningen och underminerade rapporternas tillförlitlighet. Dessutom skapade bristen på standardiserade processer inkonsekvenser, vilket gjorde det svårt för teamen att arbeta effektivt.
Ur ett bredare perspektiv var flygplatsen tvungen att migrera från äldre system. Detta komplexa och långtgående initiativ krävde mer än bara en mjukvaruuppgradering - organisationen var tvungen att omvärdera anslutna processer och omdefiniera roller på hela flygplatsen. I varje steg av migreringen uppstod nya frågor, funderingar och egenskaper som måste bedömas utifrån ett större perspektiv. Detta innebar en enorm mängd testning och lärande i realtid, för att inte tala om nödvändigheten att hitta och skapa lösningar på nya eller oväntade problem.
Viktiga utmaningar var bland annat:
- Föråldrad programvara som inte stöds gjorde det möjligt för team att arbeta utanför en definierad process
- Arbete i stuprör begränsade samarbete och effektivitet
- Duplicerade data gjorde det svårt att hitta korrekt, befintlig information
- Otydliga processer ledde till inkonsekventa arbetsflöden
- Avsaknad av ett gemensamt språk mellan systemen skapade ineffektivitet
- Incidenter är kritiska och det är en utmaning att förstå hela sammanhanget
- Resursförändringar gjorde implementeringen mer komplicerad
- Eskaleringsprocessen behövde definieras tydligt
LÖSNINGEN
Målet var tydligt: Förbättra hur London Gatwick Airport hanterar sina dokument och tillgångar. För att uppnå detta samarbetade flygplatsen med Accruent och Pentagon Solutions, som inleder en omvandling av
från föråldrade system till ett moderniserat, integrerat tillvägagångssätt. Även om Meridian var grunden för denna övergång - både lokalt och i molnet - fanns det ingen lösning som passade alla.
Implementeringen omfattade två viktiga komponenter:
- Meridian Vault (lokalt) - Etablerad som en enda sanningskälla för intern dokumenthantering
- Meridian Portal (molnbaserad) - Utformad för att underlätta sömlöst dokumentutbyte mellan
flygplatsen, leverantörer och intressenter
Detta strukturerade tillvägagångssätt säkerställde att London Gatwick Airports ramavtal och projektstyrning följdes. Övergången var inte utan utmaningar, men dessa situationer sporrade bara teamen att hitta en lösning och ett sätt att gå vidare. Genom att arbeta tillsammans för att hitta svar på problem landade samarbetet till slut i ett skräddarsytt system som fungerade för London Gatwick Airport. Detta inkluderade:
- Interimistiska direkta eskaleringsvägar - En strukturerad eskaleringsprocess infördes för att säkerställa snabb lösning av problem
- Periodiska möten för kritiska frågor - Regelbundna genomgångar planerades för att bedöma utmaningar och driva förbättringar
- Kommunikation - Öppen dialog mellan teamen säkerställde samsyn kring projektets behov
- Konsekvens - Ett standardiserat tillvägagångssätt tillämpades av alla intressenter för att upprätthålla tydligheten i processerna
Dessutom utvecklades en funktion för företagsgrupper i Meridian Portal, så att flera användare inom leverantörernas organisationer kan få tillgång till delade dokument på ett effektivt sätt. För att underlätta införandet introducerades ett omfattande utbildningsprogram som leddes av en grupp "Meridian Champions" som gav praktisk vägledning till användarna.
"Meridian Portal har skrivits in i alla våra avtal som den enda formella metoden för dokumentutbyte i projekt, och alla leverantörer måste gå med på att använda den som enda utbytesmetod när det gäller att lämna över sina projektleveranser."
Danielle Lines, chef för dokumentkontroll, London Gatwick Airport
RESULTATET
Leveransteamet för byggprojekt på London Gatwick Airport har varit den främsta förmånstagaren för det nya Meridian-systemet. Meridian har varit avgörande för att leverera ett antal värdefulla och kritiska projekt, inklusive renovering av North Terminal IDL, Pier Six Extension och Multi-Storey Car Park Seven. Det finns nu cirka 627.000 dokument som hanteras säkert i Meridian, med cirka 120 företagsgrupper i Portal, som omfattar cirka 250 enskilda användare.
När det gäller specifika förbättringar infördes ett tydligt, konsekvent och strukturerat tillvägagångssätt för dokumentutbyte, vilket säkerställer efterlevnad och effektivitet i alla projekt. Alla byggprojekt måste nu använda systemen för att utbyta och hantera viktiga projektleveranser, samtidigt som slutförandet av dokumentationen är ett obligatoriskt steg i projektöverlämningsprocessen. Inget projekt kan avslutas finansiellt förrän all dokumentation har godkänts som komplett.
En rutinmatris har också införts för att triagera frågor. Denna granskas kontinuerligt för att säkerställa att utmaningar hanteras på ett effektivt sätt. Dessutom säkerställer det strukturerade tillvägagångssättet för dokumentutbyte att varje projekt som genomförs av London Gatwick Airport följer ett tydligt och konsekvent arbetsflöde.
Partnerskapet med Accruent och Pentagon Solutions är fortsatt dynamiskt, med feedbackloopar på plats för att driva fram löpande förbättringar av både programvaran och flygplatsverksamheten.
VIKTIGA RESULTAT
- En kundrelation som drivs av ständiga förbättringar
- Stabilitet och konsekvens inom dokumenthanteringssystemet
- Enhetligt, tydligt och konsekvent utbyte av dokument
London Gatwick Airport fortsätter att utforska nya sätt att förbättra sina processer för hantering av tillgångar och dokument. Flera initiativ utvärderas för närvarande, bland annat:
- Anta ett tilläggsprogram till Meridian som möjliggör avancerad textsökning och rapportering i dokument
- Använda funktionen för elektronisk signatur som ett alternativ till DocuSign för att effektivisera godkännanden
- Stöd till ingenjörsavdelningen med en förbättrad mappstruktur för att uppmuntra till bättre dokumenthantering och registerhållning
Dessa pågående förbättringar visar London Gatwick Airports engagemang för effektivitet, noggrannhet och samarbete, vilket säkerställer att dess processer för förvaltning av tillgångar fortsätter att utvecklas i linje med flygplatsens långsiktiga vision.
🎯 Vill du ha hela historien?
👉 [Ladda ner fallstudien i PDF-format]
