PentagonDocs-assistent er utviklet som en løsning for å håndtere moderne utfordringer knyttet til håndtering av "work-in-progress" design- og konstruksjonsdokumentasjon. Det er bygget på toppen av det populære dokumenthåndteringssystemet M-Files, som kan håndtere alle typer filer. PentagonDocs Assistant forbedrer produktet ytterligere med verktøy thar støtte for AutoCAD, AutoCAD Architecture og Revit, samt tilleggsfunksjonalitet for å generere Transmittals og laste dem opp til Ekstranett.
Mange organisasjoner tar i bruk bygningsinformasjonsmodellering (BIM) som en mulighet til å gjennomgå sine standarder og forbedre sine interne prosesser. Dette inkluderer ofte innføring av ISO 19650. PentagonDocs Assistant er konfigurert for å legge til rette for automatisering av ISO 19650 navnekonvensjoner og arbeidsflyter som standardfunksjonalitet. Det kan også skreddersys for å overholde praktisk talt alle tilpassede navnekonvensjoner og arbeidsflyter for å passe til dine kvalitetsstandarder.
En gang PentagonMail-assistent er konfigurert med de riktige arkiveringsplasseringene av bedriftsadministratoren, vises disse arkiveringsplasseringene som fliser i PentagonMail Assistant-panelet som vanligvis dokker på høyre side av Outlook.
Hvis du vil arkivere meldinger, velger du én eller flere meldinger fra postkassen din og dobbeltklikker deretter på den ønskede flisen eller klikker på konvoluttikonet på flisen. Hvis det ønskede stedet ikke er synlig, kan du enten bla opp eller ned i listen eller skrive inn en del av navnet på stedet i "Søk etter steder"-boksen.
Arkivering av påfølgende meldinger
Programvaren lærer seg atferden din, og jo mer du bruker den, desto bedre blir den til å hjelpe deg med å arkivere meldinger. Dette gjøres ved å undersøke den valgte meldingen og sammenligne den med lignende meldinger du har arkivert. Elementer øverst på listen kan vise opptil seks oransje søyler for å vise hvor sikker den er på den foreslåtte plasseringen.
Dette gir tidsbesparelser ved arkivering av meldinger, noe som gjør prosessen enda mer effektiv.
Arkiverer meldinger etter hvert som du sender dem
PentagonMail Assistant vil be deg om å arkivere meldinger etter hvert som du sender dem. Skriv e-posten din som normalt, og når du trykker på "Send", får du opp en liste over arkiveringssteder. Du kan filtrere listen og enten dobbeltklikke hvor som helst på flisen for å arkivere til ønsket plassering eller klikke på konvoluttikonet. Klikk på knappen "Send bare" hvis du ikke ønsker å arkivere meldingen.
