PentagonDocs assistent er udviklet som en løsning til at håndtere moderne udfordringer med at styre igangværende design- og konstruktionsdokumentation. Det er bygget oven på det populære dokumenthåndteringssystem M-Files, som kan rumme alle filer. PentagonDocs Assistant forbedrer produktet yderligere med værktøjer thar understøttet AutoCAD, AutoCAD Architecture og Revit samt yderligere funktionalitet til at generere Transmittals og uploade dem til Ekstranettet.
Mange organisationer benytter sig af bygningsinformationsmodellering (BIM) som en mulighed for at gennemgå deres standarder og forbedre deres interne processer. Dette omfatter ofte indførelsen af ISO 19650. PentagonDocs Assistant er blevet konfigureret til at lette automatiseringen af ISO 19650 Navngivningskonventioner og arbejdsgange som standardfunktionalitet. Det kan også skræddersys til at overholde stort set alle brugerdefinerede navngivningskonventioner og arbejdsgange, så de passer til dine kvalitetsstandarder.
En gang PentagonMail-assistent er konfigureret med de rette arkiveringsplaceringer af din virksomhedsadministrator, vises disse arkiveringsplaceringer som fliser i PentagonMail Assistant-panelet, der typisk er forankret i højre side af din Outlook.
For at arkivere beskeder skal du vælge en eller flere beskeder fra din postkasse og derefter enten dobbeltklikke på den ønskede flise eller klikke på konvolut-ikonet på flisen. Hvis den ønskede placering ikke er synlig, kan du enten rulle op eller ned på listen eller skrive en del af placeringens navn i feltet "Søg efter placeringer".
Arkivering af efterfølgende beskeder
Softwaren lærer din adfærd, og jo mere du bruger den, jo bedre bliver den til at hjælpe dig med at arkivere beskeder. Det gør den ved at undersøge den valgte besked og sammenligne den med lignende beskeder, du har arkiveret. Elementer øverst på listen kan vise op til 6 orange bjælker for at afspejle den tillid, den har til den foreslåede placering.
Det giver tidsbesparelser ved arkivering af meddelelser, hvilket gør processen endnu mere effektiv.
Arkivering af beskeder, mens du sender dem
PentagonMail Assistant vil bede dig om at arkivere beskeder, når du sender dem. Skriv din e-mail som normalt, og når du trykker på 'Send', får du en liste over placeringer. Du kan filtrere listen og enten dobbeltklikke hvor som helst på flisen for at arkivere til den ønskede placering eller klikke på konvolut-ikonet. Klik på knappen 'Send kun', hvis du ikke ønsker at arkivere beskeden.
